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Portrait du mois #octobre : Amadou Rouillon, Responsable Pôle Affaires – Bureau des Congrès Grenoble

29 octobre 2020

PORTRAIT DU MOIS #OCTOBRE2020

En quoi consiste aujourd’hui le rôle du Bureau des Congrès (rattaché à l’OT) pour les destinations ? Et ton métier particulièrement ? 

Le Bureau des Congrès Grenoble-Alpes Métropole est le service dédié à la promotion et au développement du tourisme d’affaires en région grenobloise. Nous sommes effectivement un pôle de l’Office de Tourisme Métropolitain et nos principales missions sont les suivantes :

  • Promouvoir et commercialiser la destination Grenoble Alpes sur les marchés de l’industrie des rencontres et des événements professionnels ;
  • Accompagner les organisateurs et porteurs de projets d’événements professionnels (congrès, colloques, conventions, séminaires…) en mettant à leur disposition les outils et les services qui facilitent l’organisation de leur manifestation et le séjour de leurs participants à Grenoble ou dans sa région ;
  • Fédérer et mobiliser l’ensemble des acteurs de la filière MICE et du tourisme d’affaires du territoire.

J’ai en charge une équipe de 4 véritables « experts » de la destination pour mettre en œuvre ces missions, avec comme fils conducteurs l’attractivité et l’accompagnement. Ces métiers requièrent des profils variés. L’équipe se compose donc de deux chargés d’affaires et de développement, une chargée d’affaires et de promotion et un chargé de projets marketing et événementiel, ce qui nous permet de déployer une diversité d’actions : présence et promotion sur les salons nationaux et internationaux, prospection commerciale et démarchages, études de faisabilité et réalisation des dossiers de candidature aux côtés des porteurs de projets, préparation des programmes touristiques pour les accompagnants, coordination des acteurs (hébergeurs, traiteurs, transporteurs…), visibilité et présence de la destination affaires sur le web et les réseaux sociaux, rédaction de newsletters, travail avec la presse spécialisée, réalisation de brochures, animation de la communauté à travers un Club MICE, représentation de la destination auprès des instances nationales, etc...

Pour résumer mon métier je dirais donc que j’anime et je coordonne une belle équipe pleine d’énergie et enthousiaste, pour contribuer au rayonnement, à l’attractivité et au développement de notre métropole sur les marchés de l’événementiel d’affaires, aux côtés de nos prestataires locaux (agences, hébergeurs, venues, centres de congrès, institutionnels…). Et je suis chanceux : j’aime énormément mon job.

 

Ta manière de travailler est-elle différente selon la signature de l'événement ? (évènement culturel, évènement grand public, congrès, évènement politique, évènement sportif)

Bien sûr ! Avec mon équipe, on a l’habitude de dire : « pour qu’un congrès, salon, séminaire ou événement soit une expérience unique, il se doit d’être conçu sur-mesure ». Alors nous faisons le maximum pour proposer un accompagnement qui correspond le mieux aux attentes et aux besoins de l’organisateur pour son événement. Notre rôle : lui faciliter la vie sur le territoire et tout mettre en œuvre pour que sa manifestation soit une réussite et à la hauteur de l’ambition qu’il souhaite lui donner, quel que soit le domaine. Pour chaque projet d’événement, on se démène pour trouver les lieux qui correspondent le mieux au format envisagé (et on les fait visiter), on active nos réseaux pour mettre l’organisateur en relation avec les interlocuteurs clé de la destination, on prépare le dossier de candidature, on cherche éventuellement des sponsors, on négocie pour lui les tarifs avec les prestataires qu’il a sélectionnés, on pose des options de réservation, on organise des séances de dégustation chez les traiteurs, on rédige avec lui le dossier demande de subvention… Notre recette pour ce service sur mesure : de l’expertise, du réseau, de l’écoute, de la curiosité, de la créativité et une dose d’agilité.

Il faut savoir que la préparation d’un congrès ou d’un événement d’envergure commence souvent plusieurs années avant qu’il ait lieu, alors on construit et on noue une relation de confiance avec l’organisateur, qui s’inscrit dans la durée. Nous accompagnons également les événements corporate (séminaires d’entreprises, team buildings…) et bien que les délais de réalisation soient plus courts, nous nous attachons aussi à installer une relation de proximité avec le porteur. Notre engagement : être à ses côtés de la préparation de l’événement jusqu’à son déroulement. Qu’il s’agisse d’un congrès scientifique, d’un séminaire d’entreprise, d’une activité de team building ou d’un salon grand public, nous assurons donc un suivi personnalisé et un accompagnement sur mesure à chaque étape du projet. C’est ce que viennent chercher les porteurs de projets lorsqu’ils frappent à la porte d’un Bureau des Congrès : un interlocuteur unique et un partenaire impartial, facilitateur et privilégié.

 

Quels sont selon toi les leviers pour promouvoir efficacement un évènement sur le territoire ?

Il existe plusieurs leviers puissants pour promouvoir efficacement son événement. La force du web et des réseaux sociaux, évidemment, dont la résonnance est incontournable : créer un site web propre à l’événement, renforcer sa visibilité sur les réseaux sociaux avec la création d’un hashtag dédié, stimuler l’engagement de la communauté visée par l’événement en l’associant à la stratégie promotion (partager ses posts, teaser les coulisses, …), collaborer avec des influenceurs locaux ou de la filière. Mais aussi garder le réflexe de se tourner vers les partenaires classiques que sont la presse locale et les Offices de Tourismes, qui relaient toujours les événementiels que ce soit sur des supports print ou web. Et désormais, ne pas hésiter à se tourner vers les institutionnels et les collectivités, qui ont identifié de forts enjeux notamment sur les événements à fort rayonnement parce qu’ils génèrent des retombées économiques importantes pour le territoire et participent d’une démarche d’attractivité plus globale. Les acteurs publics ont donc aussi intérêt à booster l’audience et la notoriété des événements et proposent souvent des supports de promotion et de communication sur leurs sites et portails web, parfois du pavoisement dans l’espace public, … Consultez le Bureau des Congrès, nous aurons des pistes et des idées !

 

L’évènementiel à Grenoble, c’est comment ? 

L’événementiel à Grenoble, c’est d’abord un collectif d’acteurs et de professionnels soudé et créatif. Un territoire à taille humaine qui favorise la proximité et les synergies, on le constate régulièrement à travers notre Club MICE qui fédère près de 700 adhérents qui aiment se retrouver à chaque rendez-vous que nous organisons et surtout qui réseautent, créent et font du business ensemble.

L’attractivité scientifique, universitaire et industrielle du territoire, sa forte tradition d’innovation et d’échanges concourent depuis longtemps à faire de Grenoble une métropole engagée dans le tourisme d’affaires. Ici, le potentiel est énorme : un écosystème de l’innovation unique et des filières d’excellence qui sont un terreau précieux pour l’organisation de congrès scientifiques (mais pas que), des équipements modernes et attractifs dont 3 centres de congrès pour des events jusqu’à 3 000 participants, un parc hôtelier diversifié et adapté (plus de 5 000 chambres dont 2 220 classées 3 ou 4 étoiles), une destination facile d’accès avec une desserte TGV en cœur de ville et 3 aéroports internationaux à proximité, un ensemble d’espaces originaux ou insolites pour personnaliser les soirées de gala, un positionnement éco-responsable et enfin, un cadre naturel somptueux !

 

Selon toi, quelle est la plus grande richesse de notre secteur ?

Sa créativité, son agilité, sa résilience, sa capacité à rebondir (on va en avoir besoin dans cette période !) et son rôle social incontournable. L’humain a besoin d’échanger, de partager, de créer, de rêver, de faire communauté… et quoi de mieux que l’événement pour provoquer la rencontre et favoriser la cohésion, la création ?

 

Ton petit mot de la fin, pour réchauffer les petits cœurs de notre filière 💕 , meurtris par la covid-19 ? 🥰 

Le coup est rude et la période est cauchemardesque pour la filière, mais peut-être pouvons-nous préparer collectivement l’événementiel de demain : la digitalisation et l’hybridation des rencontres, l’expérience, l’éco-responsabilité… sont probablement des opportunités à saisir tous ensemble pour nous renouveler. S’il y a bien une filière qui sait rassembler, questionner, réinventer et réenchanter, c’est l’événementiel. Et je suis sûr que la créativité de tous ses acteurs servira aussi plus largement toute la société, comme toujours.

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